Heads-up Memos im Vertrieb

Engagements und Kreditanträge müssen so manches Mal vorabgestimmt werden. Die Gründe hierfür liegen manchmal in der Komplexität, manchmal im Risikogehalt bzw. auch an der Großkreditgrenze oder manchmal schlicht an der Art oder Anzahl der beteiligten Personen aus dem Institut. In jedem Fall sind dies niemals die 08/15 Standardfälle.

Ab einer bestimmten Größe einer Bank oder Sparkasse (= Größe der Organisation) (oder eines spezialisierten Geschäftsfeldes für Großgeschäft, wie zum Beispiel Immobilien, erneuerbare Energien, …) kommen diese notwendigen vor Abstimmungen immer häufiger vor. Es ist daher sinnvoll, diese Vorabstimmung zu institutionalisieren.

Ein geeignetes Werkzeug hierfür bildet das sogenannte „Heads-up Memo“.

Heads-up: bedeutet Vorwarnung oder Achtung!

Memo: ist eine Notiz

Wie manchmal im Leben klingt die englische Bezeichnung dann doch etwas geschmeidiger, als die deutsche Übersetzung.

Auf der einen Seite reichen einige, einzelne zu geworfene Stichworte nicht aus, um den abzustimmende Sachverhalt hinreichend zu charakterisieren. Auf der anderen Seite wird der alte Kreditbeschluss zusammen mit Kundenbroschüren und weiteren Unterlagen zum aktuellen Vorhaben viel zu umfangreich sein.

Daneben soll und darf eine Kreditentscheidung auch dem eigentlichen Kreditprozess nicht vorweggenommen werden. Trotzdem soll der Vertrieb im Agieren am Kunden Handlungssicherheit bekommen.

In ein Heads-up Memo gehören folgende Punkte rein – und zwar möglichst knapp und präzise:

  • Vorhaben
  • Bonität
  • Sicherheiten
  • Unwägbarkeiten (im Sinne der Geschäftsrisiken des Kunden in Bezug auf das neue Vorhaben)
  • Engagementstrategie (kurz!) bei dieser Adresse

Auf dieser Basis können dann Markt und Mark Folge eine gemeinsame Arbeitshypothese herleiten. Diese Arbeitshypothese dient vier Zielen:

  1. es wird ein grundsätzlich gangbarer Weg für das Haus aufgezeigt, wie man sich konstruktiv kritisch mit dieser Kreditanfrage bzw. mit diesem Kreditangebot auseinandersetzen will
  2. es wird ein Commitment hergestellt von Markt und Marktfolge gemeinsam in die Richtung dieses aufgezeigten Weges zu arbeiten
  3. beide Seiten, Markt und Marktfolge, sind darauf committed das Geschäft – unter Maßgabe dieser Arbeitshypothese – auch wirklich zu holen und gangbar zu machen
  4. die Arbeitshypothese bildet einen roten Faden, der auch gleichzeitig – wenn er denn droht verlassen zu werden – eine Warnfunktion hat, so das rechtzeitig und kurzfristig Gesprächsanlässe zwischen Markt und Marktfolge entstehen, so das frühzeitig auf Hindernisse Probleme reagiert werden kann

Die Vorteile, eine Vorabstimmung von Engagements über ein strukturiertes Format, wie zum Beispiel dieses soeben skizzierte Heads-up Memo, zu suchen sind aus meiner Sicht dreierlei:

  • Transparenz = gleiche Informationslage und rechtzeitige Managementattention
  • Probleme kommen rechtzeitig auf den Tisch, idealer Weise lassen sich so eine Vielzahl von bisherigen Eskalationsfällen im Kreditentscheidungsprozess proaktiv vermeiden
  • verbesserte Kommunikation und erhöhtes Commitment zwischen Markt und Marktfolge

Sobald die Anzahl an wöchentlichen oder monatlichen erstellten Heads-up Memos eine bestimmte Anzahl überschreitet, und die wird je nach Organisation und notwendigen Kreditkompetenzen unterschiedlich sein, macht es auch Sinn, sich Gedanken über ein systematisierten Vorbereitungs- und Einreichungsprozess zu machen. Dreh- und Angelpunkt wird dann ein virtueller Termin oder ein Präsenzmeeting, in dem die aktuellen Heads-up Memos besprochen und abgestimmt werden. Rückwärts gerechnet dann der späteste Einreichungstermin, damit alle sich auf das Meeting auch vorbereiten können. Davor noch eine Qualitätssicherung, zum Beispiel durch das Vertriebsmanagement. Und damit entsteht die Deadline, wann fristgemäß eingereicht werden muss.

Bei der Einführung von Heads-up Memos sollte die Aufmerksamkeit der Führungskräfte darauf liegen, dass die inhaltliche Qualität stimmt. Die Inhalte selbst sollen nicht bis zum Tode mit allen abgestimmt sein, dafür gibt es schließlich das institutionalisierte Meeting. Gerade wenn eine Abstimmung außerhalb von Meetings erfolgt und das eigentliche Meeting Zeitverschwendung ist, dann ist Vorsicht angebracht, weil entweder in der informellen Abstimmung Unschärfen nicht ausgeräumt wurden oder weil das Commitment nicht ernsthaft, nur oberflächlich ist.

Die Fakten müssen belastbar sein, die Meinung darf man sich auch gern erst gemeinsam bilden.

Veröffentlicht von Thies Lesch, LL.M.

Thies Lesch (Baujahr 1972) studierte, nach Bankausbildung und Weiterbildung zum Handelsfachwirt, Betriebswirtschaft an der Fernuniversität in Hagen und schloss mit den Vertiefungen Bankbetriebslehre und Wirtschaftsinformatik als Diplom-Kaufmann ab. Mit einigen Jahren Abstand folgte in 2016 der Master of Laws in Wirtschaftsrecht an der Hamburger Fernhochschule HFH mit den Vertiefungsschwerpunkten Arbeitsrecht, Mediation und – als Abschlussthema – Kreditrecht. Die Masterarbeit „Negative Zinsen und das Kreditgeschäft: Rechtliche Herausforderungen für Banken in Deutschland“ wurde vom SpringerGabler-Verlag in das BestMasters-Programm aufgenommen und erschien im Januar 2017 als Fachbuch. Die über 25 Jahre Berufserfahrung erstrecken sich in verschiedenen Rollen und (Führungs-)Funktionen weitgehend auf das Firmenkunden(kredit)geschäft und nationale wie internationale Spezial-/Projektfinanzierungen. Thies Lesch ist ein ausgewiesener Experte in Vertriebsmanagement und Vertriebssteuerung mit ausgeprägter strategischer Kompetenz und hohen Change-Management-Skills. Sein Interesse gilt der Systematisierung im Vertrieb, der potenzialorientierten Marktbearbeitung und der Zukunftsfähigkeit des Produktangebotes von Banken und Sparkassen.

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